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Einsatzprotokoll
Drei Ansichten: die Liste der Protokolle eines Monats, das einzelne Protokoll und - für die Leitung - die Formulargestaltung.
Das Formular gehört Euch
Es gibt kein starres Formular. Die Leitung stellt es aus Bausteinen zusammen: Textfelder, mehrzeilige Felder, Zahlen, Uhrzeiten, Datum, Ankreuzfelder, Einfach- und Mehrfachauswahl sowie ein Feld zur Wahl einer Person. Felder lassen sich in Abschnitte gliedern, in der Breite festlegen und umsortieren. Deshalb kann das Formular bei Euch anders aussehen als anderswo.
Je Feld ist einstellbar:
- Beschriftung und Reihenfolge,
- Pflichtfeld - ohne Eintrag lässt sich nicht unterschreiben,
- vertraulich - dann wird der Inhalt verschlüsselt,
- ob das Feld in der Monatsübersicht als Spalte erscheint,
- Breite im Raster und Umbruch.
Die wichtigste Entscheidung je Feld
Alles, woraus sich eine Person erkennen lässt, gehört in ein vertrauliches Feld. Was als Spalte in der Übersicht erscheinen soll, muss dagegen offen bleiben - beides zugleich geht nicht, und das ist keine Einschränkung, sondern die Zusage selbst.
Drei Felder sind fest eingebaut und nicht entfernbar: Einsatznummer, Datum und Einsatzführung. Diese liegen offen, weil Liste, Statistik und Unterschrift auf ihnen aufbauen. Für den Anfang gibt es Vorlagen mit einem üblichen Satz an Feldern.
Unterschreiben
Die Unterschrift ist die digitale Entsprechung der eigenhändigen: Ihr gebt Euer persönliches Passwort ein und bezeugt damit den Inhalt.
| Wer unterschreibt | Ausschließlich die im Protokoll eingetragene Einsatzführung - nicht der Verfasser, nicht die Leitung. Wer den Einsatz geführt hat, kann bezeugen, wie er verlief; ein anderer nicht. |
| Danach | Das Protokoll ist weder änderbar noch löschbar. Es ist ein Beleg. |
| Rücknahme | Nur durch den Unterzeichner selbst und nur innerhalb der von der Leitung gesetzten Frist (Vorgabe: 7 Tage). Danach steht sie endgültig. |
Unterschreiben heißt absperren
Einen Zwischenzustand gibt es nicht. Prüft deshalb vorher in Ruhe - danach hilft nur noch die Rücknahmefrist, und auch die nur dem, der unterschrieben hat.
Ausdruck und Prüfseite
Jeder Ausdruck trägt einen Prüfwert und einen QR-Code. Wer ihn scannt, landet auf einer öffentlichen Prüfseite - ohne Anmeldung, ohne Konto - und erfährt dreierlei: ob das Blatt aus diesem System stammt, ob es dem heutigen Stand entspricht und ob es unterschrieben war.
Die Prüfseite zeigt keine Inhalte. Sie bestätigt die Echtheit und verrät nichts. Wurde das Protokoll nach dem Druck geändert, meldet sie das Blatt als überholt - genau dafür ist sie da.
Wer darf was
| Vorgang | Leitung | Mitglied | Gast |
|---|---|---|---|
| Liste und offene Felder sehen | ja | ja | ja |
| Vertrauliche Inhalte sehen | ja | ja | nur nach Freigabe |
| Protokoll anlegen | ja | ja | nein |
| Eigenen Entwurf ändern | ja | ja | nein |
| Fremden Entwurf ändern | ja | nein | nein |
| Löschen | nur Entwürfe | nein | nein |
| Formular gestalten, Frist setzen | ja | nein | nein |
Als Gast seht Ihr vom Protokoll Nummer, Datum, Einsatzführung und die Zeiten; Einsatzort, Meldung und Verlauf bleiben leer, bis Eure Leitung die App dafür freigibt. Erscheinen Felder leer, liegt es daran - nicht an einem Fehler.
Zu jedem Protokoll führt ein Verlauf alle Änderungen mit Person und Zeitpunkt. Aus dem Altsystem übernommene Protokolle tragen die Marke Importiert und sind für jeden unveränderlich - niemand könnte heute noch bestätigen, was damals aufgeschrieben wurde.