Schnelleinstieg
Für alle, die mitarbeiten
Was Ihr wissen müsst, bevor Ihr loslegt - unabhängig davon, mit welcher App Ihr arbeitet. Zwei Seiten, zum Ausdrucken gedacht.
Wie das Ganze aufgebaut ist
Eure Organisation hat eine eigene Adresse, etwa musterstadt.dipla.org. Alles, was Ihr braucht, liegt dort hinter Eurer Anmeldung. Oben links öffnen die neun Punkte die Liste Eurer Apps - dort wechselt Ihr zwischen allem, was für Euch freigegeben ist. Oben rechts steht Euer Namenskürzel: dort findet Ihr Euer Profil und die Abmeldung.
Seht Ihr eine App nicht, fehlt Euch nicht etwa ein Knopf - Ihr seid dann schlicht keiner Gruppe zugeordnet, für die sie freigegeben ist. Das klärt die Leitung Eurer Gruppe, nicht der Anbieter.
Gruppen entscheiden, was Ihr dürft
Rechte hängen nicht an Eurer Person, sondern an Gruppen. Eine App wird einer oder mehreren Gruppen freigegeben; wer in einer davon ist, sieht sie. Wie viel Ihr darin tun dürft, bestimmt Eure Rolle in genau der Gruppe, über die Ihr die App erreicht:
| Rolle in der Gruppe | Lesen | Entschlüsseln | Schreiben | Verwalten |
|---|---|---|---|---|
| Leiter | ja | ja | ja | ja |
| Mitglied | ja | ja | ja | nein |
| Gast | ja | nur nach Freigabe | nein | nein |
Lesen heißt: die App öffnen und sehen, was offen liegt. Entschlüsseln ist ein eigenes Recht - es entscheidet, ob Ihr die geschützten Inhalte auch einsehen könnt. Als Gast seht Ihr deshalb manches Feld leer, bis Eure Leitung die App dafür freigibt. Erscheinen Felder leer, liegt es daran - nicht an einem Fehler.
Seid Ihr in mehreren Gruppen, gilt immer das weitergehende Recht. Wer in einer Gruppe nur Gast ist, in einer anderen aber Mitglied, darf dort schreiben, wo die Rolle das hergibt. Eine Gastrolle in Gruppe A beschränkt Euch nicht in Gruppe B.
Wiederkehrende Bedienmuster
Die Apps sehen unterschiedlich aus, funktionieren aber nach denselben Regeln. Wer eine kennt, findet sich in der nächsten zurecht.
- Es gibt keinen Speichern-Knopf. Alles wird sofort gesichert. Ein kleiner Kreisel oben zeigt, dass gerade gespeichert wird, ein grünes Häkchen bestätigt es und verschwindet nach wenigen Sekunden von selbst. Geht etwas schief, erscheint stattdessen Klartext - dann und nur dann müsst Ihr handeln.
- ⋮ (drei Punkte) verbirgt alles Seltenere: Einstellungen, Benachrichtigungen, Löschen. Was dort steht, hängt davon ab, wo Ihr gerade seid und was Ihr dürft.
- ‹ Übersicht führt zurück zur Liste, Heute springt zum laufenden Monat.
- Ein farbiger Streifen am oberen Rand weist auf etwas Offenes hin - etwa eine noch nicht bestätigte E-Mail-Adresse. Er verschwindet, sobald die Sache erledigt ist.
Die einzelnen Apps
Wie eine bestimmte App bedient wird, steht bei der App selbst - jede hat ihre eigene Seite. Dort findet Ihr auch, wer darin was darf und was davon verschlüsselt ist.
Verschlüsselung: was das für Euch bedeutet
Ein Teil der Inhalte ist so verschlüsselt, dass auch der Anbieter sie nicht lesen kann. Der Schlüssel dazu entsteht beim Anmelden aus Eurem Passwort und verlässt Euer Gerät nie. Das ist ein echter Schutz - und er hat eine Kehrseite, die Ihr kennen solltet.
| Verschlüsselt (nur für Berechtigte lesbar) | Offen (für den Betrieb nötig) |
|---|---|
| Alles Inhaltliche, was als vertraulich gekennzeichnet ist - dazu Überschriften, Freitexte und hochgeladene Dateien. | Datum, Uhrzeiten und Nummern, die Namen von Gruppen und Apps, wer wann etwas geschrieben hat sowie die Stammdaten der Organisation. |
Das ist eine bewusste Abwägung: Zeiten und Zahlen sollen sich auswerten lassen, und die Anwendung muss Lücken und Überschneidungen selbst erkennen können. Ohne die vertraulichen Felder bleibt davon ein Muster aus Uhrzeiten.
Passwort vergessen - was dann passiert
Setzt Ihr Euer Passwort über Passwort vergessen zurück, kommt Ihr sofort wieder hinein. Die verschlüsselten Inhalte bleiben für Euch aber zunächst gesperrt - Euer altes Passwort war Teil des Schlüssels dazu, und niemand sonst kennt ihn.
Ihr werdet automatisch wieder freigeschaltet, sobald sich eine andere berechtigte Person Eurer Organisation anmeldet. Ihr müsst dazu nichts tun - nur warten, und niemanden darum bitten. Der Anbieter kann das nicht beschleunigen, denn er kennt die Inhalte nicht.
Den Organisationsschlüssel, mit dem sich dieses Warten überspringen lässt, verwahrt der Besitzer Eurer Organisation. Es gibt nur einen einzigen für alle. Fragt dort nach, wenn es eilt - die Leitung kann Euch damit auch dann freischalten, wenn gerade niemand sonst Zugriff auf die geschützten Inhalte hat.
Ein paar Gewohnheiten, die viel ersparen
- Eigenes Passwort, nirgends sonst benutzt. Es ist hier nicht nur ein Türöffner, sondern Teil des Schlüssels zu den Inhalten.
- E-Mail-Adresse bestätigen. Ohne sie erreicht Euch kein Rücksetz-Code - und genau dann braucht Ihr ihn.
- Am fremden Gerät abmelden, nicht nur den Reiter schließen.
- Personenbezogenes gehört in die verschlüsselten Felder. Namen von Betroffenen haben in einem Feld, das offen bleibt, nichts zu suchen. Im Zweifel fragt Eure Leitung, welches Feld wofür gedacht ist.
Wenn Ihr es genauer wissen wollt
Diese zwei Seiten reichen für den Anfang. Wie Eure App im Einzelnen bedient wird, steht bei der jeweiligen App; der Aufbau dahinter, das Rechtemodell und die Verschlüsselung im Einzelnen stehen im Funktionshandbuch. Wer lieber erst schaut, findet unter Screenshots jede Ansicht in Ruhe erklärt.