Nach der Umstellung
Eure Organisation ist umgezogen
Was jetzt zu tun ist, was sich gegenüber dem bisherigen System ändert - und was Ihr in den nächsten Wochen entscheiden solltet.
Eure bisherigen Pläne sind in eine neue Anwendung übernommen worden. Was vorher mehrere getrennte Pläne mit je eigener Adresse und eigener Anmeldung waren, ist jetzt eine Organisation mit einem gemeinsamen Zugang. Diese Seite richtet sich an die Personen, die nach der Übernahme als Besitzer eingetragen sind.
Warum umgestellt wurde
Der bisherige Dienst ist vor vielen Jahren als privates Hilfsmittel für eine einzelne Gruppe entstanden und seither ohne Entgelt betrieben worden. Inzwischen arbeiten mehrere Organisationen damit, es werden personenbezogene Daten und mitunter Einsatzdaten verarbeitet, und die datenschutzrechtlichen Anforderungen sind deutlich gestiegen. Als Privatinitiative war das nicht mehr zu verantworten.
Die Alternative wäre gewesen, den Dienst abzuschalten. Stattdessen gibt es jetzt eine Anwendung mit Auftragsverarbeitungsvertrag, anwaltlich geprüften Rechtstexten, nachvollziehbarer Protokollierung - und mit einer Verschlüsselung, die über das hinausgeht, was gefordert ist. Dafür muss der Dienst künftig etwas kosten; dazu weiter unten.
Die ersten Schritte, der Reihe nach
Euer bisheriges Passwort gilt genau einmal
Beim ersten Anmelden im neuen System nehmt Ihr Euer gewohntes Passwort. Danach verlangt die Anwendung sofort ein neues, und bis Ihr es gesetzt habt, ist nichts anderes möglich. Der Grund: Die übernommenen Passwörter stammen aus einem Verfahren, das heutigen Anforderungen nicht mehr genügt. Dasselbe gilt für alle Eure Mitglieder.
- Anmelden unter der neuen Adresse Eurer Organisation, mit der bisherigen Kennung und dem bisherigen Passwort - und sofort ein neues Passwort setzen.
- Organisationsschlüssel sichern. Er erscheint nur dieses eine Mal. Druckt ihn oder speichert ihn als PDF und legt ihn dorthin, wo auch Eure wichtigen Papiere liegen. Das ist dringend notwendig, weil sonst Daten verloren gehen könnten (siehe unten).
- E-Mail-Adresse bestätigen im Profil, über den Bestätigungscode aus der Willkommens-Mail.
- Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen unter Organisation → AVV. Sobald Ihr personenbezogene Daten Dritter verarbeitet - und das tut Ihr, sobald Ihr Einsätze oder Dienste dokumentiert - verlangt die Datenschutz-Grundverordnung diesen Vertrag.
- Stammdaten prüfen unter Organisation → Stammdaten: Name und Anschrift erscheinen in Euren Rechnungen und im Kopf der Anwendung.
- Eine zweite Besitzerin oder einen zweiten Besitzer bestimmen unter Personen. Das ist keine Bequemlichkeit, sondern die wichtigste Vorkehrung überhaupt - siehe den Abschnitt zur Verschlüsselung.
- Gruppen und Leiter prüfen unter Gruppen. Während der Übernahme wurde für jeden bisherigen Plan eine Gruppe angelegt und die Personen darin eingetragen. Wer den Plan bisher verwaltet hat, sollte dort Leiter sein.
- Apps und Freigaben prüfen unter Apps. Eine App sieht nur, wessen Gruppe ihr zugewiesen ist.
- Ausgeschiedene Personen archivieren unter Personen. In einem über Jahre gewachsenen Bestand stehen erfahrungsgemäß Zugänge, die längst niemand mehr braucht. Archivierte Personen verlieren jeden Zugriff.
- Den Support-Zugang prüfen - siehe unten. Er ist nach der Übernahme aktiv.
Solange etwas Wichtiges offen ist, steht oben in der Anwendung ein farbiger Streifen. Er verschwindet von selbst, sobald die Sache erledigt ist.
Was sich gegenüber dem bisherigen System ändert
| Bisher | Jetzt |
|---|---|
| Jeder Plan eine eigene Adresse, eigene Anmeldung, eigene Benutzerliste. | Eine Organisation, ein Zugang. Alle Pläne und weiteren Apps liegen darunter. |
| Rechte am einzelnen Plan. | Rechte über Gruppen. Wer in welcher Gruppe welche Rolle hat, bestimmt, was er in den Apps dieser Gruppe darf. |
| Nur der Dienstplan. | Mehrere Apps - jede mehrfach anlegbar und frei benennbar, auch nur vorübergehend, etwa für einen großen Sanitätsdienst. Ein Notizbuch, das „Wachbuch“ heißen soll, heißt eben so. |
| Ein Plan, eine Spalte je Funktion. | Ein Plan fasst bis zu zehn Positionen. |
| Einsatzdaten lagen im Klartext in der Datenbank. | Vertrauliche Inhalte werden im Browser der berechtigten Person ver- und entschlüsselt. Der Server sieht sie nie. |
| Keine Nachvollziehbarkeit von Änderungen. | Manipulationssicheres Protokoll: wer wann welche Einstellung, welches Recht und welchen Eintrag geändert - oder gelesen - hat. |
| Dokumentation ohne Verbindlichkeit. | Unterschrift mit dem persönlichen Passwort. Danach ist der Eintrag weder änderbar noch löschbar. |
| Beliebige Passwörter. | Mindestlänge und Zusammensetzung sind für die ganze Organisation einstellbar, ein zweiter Faktor per E-Mail zuschaltbar. |
| Keine Ausleitung der eigenen Daten. | Vollständiger Export aller Daten der Organisation unter Organisation → Sicherheit. |
Die alten Adressen
Die bisherigen Plan-Adressen bleiben bestehen und leiten dauerhaft auf die neue Adresse Eurer Organisation weiter. Ihr müsst deshalb niemanden informieren - wer sein Lesezeichen aufruft, landet am richtigen Ort. Lesezeichen auf eine bestimmte Ansicht innerhalb des alten Plans führen allerdings auf die Einstiegsseite, nicht auf dieselbe Ansicht.
Das neue Schema lautet https://<organisation>.dipla.org/<app>. Die Weiterleitung ist als dauerhaft gekennzeichnet, damit auch Suchtreffer mitwandern.
Was die Verschlüsselung im Alltag bedeutet
Ein großer Teil der Inhalte ist so verschlüsselt, dass der Anbieter sie nicht lesen kann. Der Schlüssel entsteht auf dem Gerät der jeweiligen Person aus ihrem Passwort und verlässt es nie. Für Zeiten, Stammdaten und Statistiken gilt das nicht - der Server muss sie auswerten können, sonst fände er weder Lücken noch Überschneidungen.
Der Preis dafür - und was Ihr tun müsst
Wer sein Passwort zurücksetzt, kommt zwar wieder hinein, die verschlüsselten Inhalte bleiben für ihn aber zunächst gesperrt. Diese werden automatisch freigeschaltet, sobald sich eine andere berechtigte Person anmeldet. Das geschieht still im Hintergrund - setzt aber voraus, dass es eine solche Person überhaupt gibt.
Deshalb die beiden Vorkehrungen aus der Liste oben: den Organisationsschlüssel sicher verwahren und dafür sorgen, dass mehr als eine Person regelmäßig angemeldet ist. Gehen beide verloren, sind die verschlüsselten Inhalte endgültig verloren - kein Kundendienst und kein Sicherungsband ändern daran etwas.
Alles Weitere dazu - wann der Schlüssel verbraucht wird, wie Ihr mehrere ausgesperrte Personen auf einmal freischaltet und was beim Wechsel der Leitung zu beachten ist - steht in der Anleitung für Besitzer. Es ist der wichtigste Abschnitt darin.
Was aus den alten Daten geworden ist
- Dienste wurden vollständig übernommen, samt Historie. Diese lassen sich wie bisher bearbeiten.
- Einsatzprotokolle wurden übernommen und dabei nachträglich verschlüsselt. Diese tragen die Marke Importiert und sind für jeden unveränderlich - auch für die Leitung. Der Grund ist schlicht: Niemand könnte heute noch bestätigen, was damals aufgeschrieben wurde.
- Personen wurden mit ihrer bisherigen Kennung übernommen und den Gruppen zugeordnet, die den alten Plänen entsprechen.
Der Support-Zugang
Nach der Übernahme ist in Eurer Organisation ein Zugang für den Support eingerichtet. Er ist nötig, weil der Anbieter wegen der Verschlüsselung sonst keinerlei Hilfestellung in Eurem geschützten Bereich leisten könnte - er sähe dort dasselbe wie ein Fremder: nichts.
Sagen wir es deutlich
Dieser Zugang ist ein regulärer Besitzer-Zugang. Solange er aktiv ist, kann er die Inhalte Eurer Organisation lesen wie Ihr selbst. Ihr könnt ihn jederzeit unter Personen archivieren; damit endet der Zugriff sofort und vollständig. Jeder Zugriff darüber steht im Aktivitätenprotokoll Eurer Organisation - Ihr könnt ihn dort nachlesen, statt ihn glauben zu müssen.
Unsere Empfehlung: den Zugang belassen, solange Ihr Euch einrichtet, und danach archivieren. Für einen späteren Supportfall lässt er sich in einem Zug wieder aktivieren.
Pakete - und Eure Entscheidung
Anwaltskosten für Vertrag und Rechtstexte, Server, Zertifikate und die Haftpflichtversicherung, die mit der Rolle des Auftragsverarbeiters einhergeht, lassen sich nicht mehr privat tragen. Der Dienst kostet daher künftig einen monatlichen Beitrag, spätestens sobald Einsatzdaten im Spiel sind.
- Team - für eine überschaubare Gruppe mit eigener Einsatzdokumentation.
- Organisation - für mehrere Gruppen, mit Statistiken und Auswertungen. Das ist in aller Regel das Paket für einen Kreisverband oder eine Gliederung mit mehreren Plänen.
- Kostenlos bleibt eine kleine, in sich geschlossene Einheit ohne Einsatzdokumentation.
Die aktuellen Beträge und den genauen Leistungsumfang findet Ihr unter Pakete & Preise. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar. Der Anbieter ist Einzelunternehmer; die Preise sind nach der Kleinunternehmerregelung umsatzsteuerfrei.
Ihr müsst Euch nicht sofort entscheiden. Arbeitet einige Wochen produktiv mit dem System, klärt es intern und gebt dann Bescheid.
Wenn Ihr Euch dagegen entscheidet
Das ist in Ordnung und ausdrücklich vorgesehen. Bevor die Organisation gelöscht wird, sichert Euren gesamten Bestand über Organisation → Sicherheit → Daten exportieren. Der Export enthält alles, auch die lückenlose Dienst- und Einsatzhistorie aus den Altjahren. Ihr müsst dafür Euer Passwort erneut eingeben, denn nur so lassen sich die verschlüsselten Inhalte öffnen.
Die entstehende Datei ist nicht verschlüsselt und verdient dieselbe Sorgfalt wie ein Aktenordner mit denselben Angaben.
Wenn Ihr beim Export Unterstützung braucht oder eine andere Form der Übergabe benötigt, meldet Euch - das ist kein Streitfall, sondern ein normaler Vorgang.
Rückmeldung und Änderungswünsche
Meldet Fehler, Ungereimtheiten und Wünsche gerne unmittelbar. Kleine Anpassungen an Oberfläche und Abläufen sind ausdrücklich möglich - das System ist aus der Praxis entstanden und soll dort bleiben. Wenn Euch in dieser Anleitung etwas fehlt, gilt dasselbe.